Qué resuelve
- Los servicios se olvidan y la camioneta pasa de los kilómetros: cada tarea va por fecha, por kilómetros o por las dos, y el estado pasa solo a Próximo o Vencido con lo que llegue primero.
- Nadie sabe cuánto cuesta cada equipo en el año: cada servicio queda en la bitácora con su costo y el Dashboard suma por equipo, por mes y preventivo contra correctivo.
- El seguro o la verificación vencen sin aviso: los documentos pasan a Renovar 30 días antes y a Vencido cuando la fecha ya pasó.
- El rendimiento de combustible se calcula mal: la plantilla lo mide solo entre cargas con el tanque lleno y suma las parciales, así una carga parcial no te engaña.
Qué incluye
Archivo de Excel con 8 hojas, sin macros, y su copia para Google Sheets:
- Instrucciones: guía en 7 pasos, código de colores, cómo se calcula cada cosa, qué no incluye y capacidad.
- Configuración: nombre del negocio, etiqueta de moneda, días y kilómetros de aviso (15 días y 500 km por defecto), aviso de documentos (30 días), año del Dashboard, fecha de referencia opcional y listas de tipos de documento y de tareas de mantenimiento.
- Equipos: 150 equipos y vehículos con código, tipo, marca y modelo, placas o serie, ubicación, responsable, fecha de alta y kilómetros. Calcula los km actuales, el gasto acumulado y cuántos servicios tiene vencidos o próximos.
- Plan: 600 tareas, cada una cada cuántos días y/o cada cuántos km. Toma el último servicio de la bitácora y calcula la próxima fecha, los próximos km, lo que falta, el estado y si vence por fecha o por km.
- Servicios: bitácora de 2,000 servicios con fecha, equipo, tarea, km, proveedor, costo, preventivo o correctivo y nota.
- Combustible: 2,000 cargas con km, litros, importe y si llenaste el tanque. Calcula precio por litro, km recorridos, rendimiento (km/l) y costo por km entre tanques llenos.
- Documentos: 300 documentos (seguro, verificación, tenencia o refrendo, licencias, garantías) con su fecha de vencimiento y semáforo.
- Dashboard: servicios vencidos y próximos, documentos por renovar, gasto de mantenimiento y combustible por mes (de todos o de un equipo), preventivo contra correctivo, costo por equipo y, por vehículo, km recorridos, km/l y costo por km, con una gráfica.
Cómo empezar
- Configuración: nombre de tu negocio, días y kilómetros de aviso y tus tareas de mantenimiento.
- Equipos: da de alta cada equipo o vehículo con un código único.
- Plan: cada cuántos días o kilómetros toca cada servicio.
- Servicios: registra cada servicio o reparación, sin borrar los anteriores.
- Combustible: cada carga con sus km y si llenaste el tanque.
- Documentos: seguro, verificación, tenencia, licencias y garantías con su fecha.
- Dashboard: qué toca, qué venció y cuánto te cuesta cada equipo.
Preguntas frecuentes
¿Es pago único?
Sí. Pagas una vez, sin mensualidades ni suscripciones.
¿El precio incluye IVA?
El precio en pesos mexicanos (MXN) ya incluye el IVA del 16%. El precio en dólares (USD) es para compras desde fuera de México.
¿Sirve para equipos que no tienen kilómetros?
Sí. Cada tarea puede ir solo por días (el refrigerador, el horno, el aire acondicionado), solo por kilómetros (la rotación de llantas) o por las dos (el cambio de aceite). Una máquina con horómetro puede usar las columnas de km como horas de uso.
¿Cómo sabe cuántos kilómetros lleva cada vehículo?
Toma el número más alto entre los km iniciales del equipo, una lectura que escribes a mano y los km que registras en Servicios y en Combustible. Si cargas combustible seguido, se actualiza solo. Si no hay ninguna lectura, el servicio dice «Falta kilometraje» en lugar de darlo por bueno, y si una lectura es menor que otra anterior, te avisa en esa fila y el servicio dice «Revisar kilometraje» hasta que la corrijas; mientras tanto no muestra el rendimiento ni el costo por km de ese vehículo. Si al último servicio le faltan los km, tampoco usa los de uno anterior.
¿Por qué el rendimiento solo se calcula con tanque lleno?
Porque es la única forma de saber cuántos litros gastaste: los km recorridos desde la carga llena anterior entre todos los litros que cargaste desde entonces, incluidas las parciales. Una carga parcial sola daría un rendimiento falso.
¿Calcula la tenencia o la verificación?
No. Las fechas y los montos cambian según el estado y la placa: capturas la fecha de vencimiento y la plantilla te avisa. Tampoco trae procedimientos técnicos ni intervalos recomendados; esos los da el manual del fabricante o tu técnico.
¿Cuántos equipos caben?
Hasta 150 equipos y vehículos, 600 tareas en el plan, 2,000 servicios, 2,000 cargas de combustible y 300 documentos.
¿En qué moneda muestra los montos?
Los montos se muestran con el signo $. Si tu moneda usa otro símbolo (€, S/, Q), cámbialo en Formato → Número. El campo de moneda en Configuración es solo una etiqueta.
¿Qué versión de Excel necesito? ¿Funciona en Mac?
Funciona en Microsoft 365 (Windows o Mac) y en Excel para la web. Otras versiones de Excel aún no las hemos probado.
¿Cómo recibo la versión de Google Sheets?
Recibes un enlace que termina en /copy. Ábrelo con tu cuenta de Google, da clic en “Crear una copia” y la plantilla queda en tu Google Drive, solo para ti. La hoja original no se modifica.
¿Tiene macros?
No. Todo funciona con fórmulas, listas desplegables y formato condicional. No tienes que habilitar nada.
¿Se conecta con el Control Financiero?
No. Es una plantilla independiente.
¿Puedo compartirla o revenderla?
Puedes usarla en tu propio negocio, para fines personales o comerciales. No está permitido revenderla, regalarla ni redistribuirla.
¿Y si no me funciona?
Escríbenos y lo resolvemos. Si no te sirve, tienes 15 días desde tu compra para pedir tu reembolso sin explicar el motivo y, si la plantilla falla, 2 meses. Los detalles están en la política de reembolsos.
Plantilla de apoyo administrativo. Los intervalos de mantenimiento los define el fabricante o tu técnico: la plantilla calcula fechas, kilómetros y costos con los datos que capturas.