Bitácora y plan de mantenimiento preventivo en Excel para equipos y vehículos
Para llevar el mantenimiento preventivo en Excel necesitas un catálogo de equipos y vehículos, un plan con cada cuántos días o kilómetros toca cada servicio y una bitácora con una fila por servicio hecho. La próxima fecha es la del último servicio más el intervalo; en los vehículos manda lo que llegue primero, la fecha o los kilómetros, y una columna de estado te avisa qué está vencido.
Sirve para el refrigerador y la freidora de un restaurante, las lavadoras de una lavandería o las camionetas de reparto: saber qué servicio toca, cuánto te cuesta cada equipo y qué documento está por vencer. Los intervalos de cada servicio los da el manual del fabricante o tu técnico; la hoja solo te avisa cuándo se cumplen.
Paso 1. El catálogo de equipos y vehículos
Una hoja llamada Equipos, con una fila por equipo y un código que no se repite:
| A · Código | B · Equipo | C · Tipo | D · Responsable | E · Km actuales |
|---|---|---|---|---|
| CAM-01 | Camioneta de reparto | Vehículo | Carlos | 51,900 |
| REF-01 | Refrigerador de cocina | Equipo | Cocina | |
| LAV-02 | Lavadora industrial 2 | Equipo | Turno matutino |
Actualiza los kilómetros cuando cargues combustible o cada semana: el plan los usa para saber qué servicio se acerca.
Paso 2. El plan: cada cuántos días o kilómetros
En la hoja Plan va una fila por servicio de cada equipo, con su intervalo y el último servicio hecho:
| A · Código | B · Servicio | C · Cada (días) | D · Cada (km) | E · Último (fecha) | F · Último (km) |
|---|---|---|---|---|---|
| CAM-01 | Cambio de aceite y filtro | 180 | 10,000 | 15/05/2026 | 42,300 |
| REF-01 | Limpieza del condensador | 90 | 10/07/2026 |
Con eso calculas cuándo toca el siguiente y cuánto falta:
| Columna | Fórmula en la fila 2 |
|---|---|
| G · Próxima fecha | =E2+C2 |
| H · Próximo km | =SI(D2="","",F2+D2) |
| I · Faltan días | =G2-HOY() |
| J · Faltan km | =SI(H2="","",SI(BUSCARV(A2,Equipos!A:E,5,FALSO)="","Falta kilometraje",H2-BUSCARV(A2,Equipos!A:E,5,FALSO))) |
| K · Estado | =SI(N(E2)=0,"Sin historial",SI(O(I2<=0,Y(ESNUMERO(J2),J2<=0)),"Vencido",SI(J2="Falta kilometraje","Falta kilometraje",SI(O(I2<=15,Y(ESNUMERO(J2),J2<=500)),"Próximo","OK")))) |
Manda lo que llegue primero. Al 18 de octubre de 2026, el aceite de la camioneta tocaría por fecha el 11 de noviembre, en 24 días, pero por kilómetros toca a los 52,300 y ya lleva 51,900: le faltan 400 km, y el estado dice Próximo. El condensador del refrigerador tocaba el 8 de octubre: está Vencido.
Los 15 días y los 500 km del estado son el aviso previo: ajústalos a lo que tardas en conseguir la cita o la refacción.
El estado no da por bueno lo que no sabe:
- Sin historial: el servicio aún no tiene una fecha de último servicio, así que no hay de dónde contar.
- Falta kilometraje: el servicio va por kilómetros y el equipo no tiene capturados sus km actuales. Sin ese dato, la fórmula restaría contra cero y diría OK aunque ya tocara.
Paso 3. La bitácora de servicios
En la hoja Bitácora registras cada servicio hecho, sin borrar ni sobrescribir los anteriores:
| A · Fecha | B · Código | C · Servicio | D · Km | E · Taller o técnico | F · Costo | G · Notas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 15/05/2026 | CAM-01 | Cambio de aceite y filtro | 42,300 | Servicio Express | $1,450 | Aceite sintético |
| 10/07/2026 | REF-01 | Limpieza del condensador | Técnico de planta | $600 |
Para que el plan tome solo la fecha del último servicio, en vez de capturarla a mano, cambia la columna E del Plan por:
=MAX.SI.CONJUNTO(Bitácora!A:A,Bitácora!B:B,A2,Bitácora!C:C,B2)
MAX.SI.CONJUNTO existe en Excel 2019, Excel 365 y Google Sheets. En Excel 2016 usa =SUMAPRODUCTO(MAX((Bitácora!$B$2:$B$1000=A2)*(Bitácora!$C$2:$C$1000=B2)*Bitácora!$A$2:$A$1000)). Haz lo mismo con los kilómetros, sobre la columna D: el mayor kilometraje registrado es el último solo porque el odómetro siempre sube. Si cambias el odómetro o capturas un kilometraje por error, corrige esa fila de la bitácora. El nombre del servicio debe escribirse igual en el Plan y en la Bitácora: usa una lista desplegable.
Cuánto te cuesta cada equipo. En la hoja Equipos agrega =SUMAR.SI(Bitácora!B:B,A2,Bitácora!F:F): el total gastado en mantenimiento de ese equipo. Cuando un equipo acumula más gasto de lo que costaría reemplazarlo, ya tienes el dato para decidir.
Paso 4. Documentos con vencimiento
Seguro, verificación, tenencia o refrendo, licencia del chofer y garantías van en otra hoja, con su fecha de vencimiento:
| A · Código | B · Documento | C · Vence | D · Faltan días | E · Aviso |
|---|---|---|---|---|
| CAM-01 | Seguro | 31/12/2026 | =C2-HOY() |
=SI(D2<0,"Vencido",SI(D2<=30,"Renovar","OK")) |
Las fechas de verificación y de tenencia cambian según el estado y la placa: cópialas del calendario de tu entidad. La hoja no las calcula.
Paso 5. Rendimiento de combustible con tanque lleno
Para saber cuántos kilómetros por litro hace un vehículo, llena el tanque y anota los kilómetros. En la siguiente carga, vuelve a llenarlo: el rendimiento son los kilómetros recorridos entre las dos cargas entre los litros de la segunda.
| A · Fecha | B · Código | C · Km | D · Litros | E · Monto | F · Tanque lleno | G · km/l |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 05/10/2026 | CAM-01 | 51,400 | 48 | $1,152 | Sí | |
| 12/10/2026 | CAM-01 | 51,900 | 52 | $1,248 | Sí | =(C3-C2)/D3 |
500 km entre 52 litros dan 9.6 km/l. Si entre dos tanques llenos hubo cargas parciales, suma los litros de todas: con una carga parcial sola, el rendimiento sale falso. El costo por kilómetro es lo que pagaste entre los kilómetros recorridos: $1,248 entre 500 = $2.50.
Errores comunes
- Sobrescribir el último servicio. Pierdes el historial y el costo acumulado. Agrega una fila por cada servicio.
- Solo intervalos por fecha en los vehículos. Una camioneta que recorre mucho llega a los kilómetros antes que a la fecha.
- Kilómetros sin actualizar. Si el catálogo trae los kilómetros de hace un mes, el plan avisa tarde.
- Un intervalo para todo. Cada equipo y cada servicio tiene el suyo: el del manual o el que te recomiende tu técnico.
Si prefieres empezar con todo armado
La plantilla Mantenimiento de equipos y vehículos trae este plan con las mismas reglas: servicios por fecha o kilómetros, la bitácora (hoja Servicios), rendimiento de combustible entre tanques llenos, documentos por vencer y un tablero con el costo de cada equipo. Avisa si falta el kilometraje o si una lectura baja. Es un archivo de Excel sin macros con su copia para Google Sheets.
Lo que gastas en mantenimiento
Registra cada servicio y cada refacción en la plantilla Control Financiero Pyme con una categoría Mantenimiento (sus categorías se renombran y se pueden agregar): ves cuánto gastas al mes, separa el IVA de cada factura del taller, lleva lo que le debes a cada proveedor en Por Pagar, y el flujo de caja te muestra el mes en que cae un servicio grande. Es un archivo de Excel sin macros con su copia para Google Sheets.