Control de gastos e ingresos de un negocio en Excel

Paso 1. Pocas categorías, bien definidas

Antes de capturar, decide tus categorías. Con 10 a 20 es suficiente; si tienes 60, nadie sabrá dónde va cada gasto. Un punto de partida:

• Ingresos: ventas de productos, ventas de servicios, otros ingresos.
• Gastos: compras de mercancía o insumos, renta, nómina, servicios (luz, agua, internet), publicidad, comisiones bancarias y de terminal, transporte y envíos, mantenimiento, impuestos, otros gastos.

Anota también tus cuentas: banco, efectivo, terminal o la app con la que cobras. Saber de qué cuenta salió cada peso es lo que te permite cuadrar con el estado de cuenta.

Paso 2. Una sola tabla de movimientos

Una fila por movimiento, todo el año en la misma hoja:

Columna	Qué va
A · Fecha	15/03/2026
B · Concepto	Renta de marzo, venta mostrador…
C · Tipo	Ingreso, Gasto, Entra o Sale (estos dos, para traspasos)
D · Categoría	De tu lista
E · Cuenta	Banco, Efectivo…
F · Monto	Lo que entró o salió, con IVA si lo trae
G · ¿Incluye IVA?	Sí o No
H · Sin IVA	Fórmula
I · IVA	Fórmula
J · Mes	Fórmula

Pon listas desplegables en Tipo, Categoría, Cuenta e ¿Incluye IVA? (Datos → Validación de datos → Lista) y convierte el rango en tabla para que las fórmulas se copien solas.

Paso 3. Separa el IVA

Para saber cuánto ganas, compara ingresos y gastos sin IVA. Con una tasa de 16% en la celda Configuración!B2:

H2  =SI(G2="Sí", F2/(1+Configuración!B2), F2)
I2  =F2-H2
J2  =MES(A2)

Si no cobras IVA, marca «No» y el monto pasa completo. El IVA que calcules así es una estimación para darte idea de lo que vas a pagar; tu declaración la debe revisar tu contador con tus facturas.

Paso 4. Resumen por mes y por categoría

En otra hoja, las categorías en la columna A y los meses del 1 al 12 en la fila 1 (B1:M1). En B2:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$H:$H, Movimientos!$D:$D, $A2, Movimientos!$J:$J, B$1)

Los signos $ dejan fija la columna de la categoría y la fila de los meses, así que puedes copiar la fórmula a toda la tabla. Si tu Excel separa los argumentos con punto y coma (pasa en España, Argentina y otros países), cambia las comas por ;. En Google Sheets las funciones se llaman igual. Si llevas más de un año en la misma hoja, agrega el criterio del año con una columna =AÑO(A2).

Paso 5. Utilidad y margen

Con las filas de ingresos y de gastos sumadas por mes:

Utilidad = ingresos sin IVA − gastos sin IVA
Margen   = utilidad ÷ ingresos sin IVA

Si en el resumen los ingresos sin IVA de enero están en B10 y la utilidad en B12, el margen es =SI(B10=0, "", B12/B10): el SI evita el error de dividir entre cero en los meses sin ventas. Un margen que baja mes con mes, aunque vendas más, casi siempre se explica por una o dos categorías: el resumen por categoría te dice cuáles.

Paso 6. El saldo de cada cuenta

Cuando pasas dinero del efectivo al banco no ganas ni gastas nada, pero cambian los dos saldos. Regístralo en dos filas: una de tipo «Sale» en la cuenta Efectivo y otra de tipo «Entra» en la cuenta Banco, por el mismo monto. Como no son Ingreso ni Gasto, no cuentan en la utilidad.

En una tabla con tus cuentas en la columna A y su saldo inicial en la B, el saldo de hoy es (en una sola línea):

C2  =B2 + SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!F:F, Movimientos!E:E, A2, Movimientos!C:C, "Ingreso")
       + SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!F:F, Movimientos!E:E, A2, Movimientos!C:C, "Entra")
       - SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!F:F, Movimientos!E:E, A2, Movimientos!C:C, "Gasto")
       - SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!F:F, Movimientos!E:E, A2, Movimientos!C:C, "Sale")

Una vez al mes compara el saldo de la hoja con el de tu estado de cuenta. Si no coinciden, falta un movimiento o hay uno duplicado.

Errores comunes

• Mezclar gastos personales con los del negocio. Si los pagas con la misma tarjeta, captúralos con su propia categoría o déjalos fuera, pero no los sumes como gasto del negocio.
• Contar los traspasos como gasto. Mover dinero entre tus cuentas no cambia tu utilidad.
• Comparar ingresos con IVA contra gastos sin IVA. Usa siempre la columna sin IVA para la utilidad.
• Una hoja por mes. Con una sola tabla y la columna Mes, cualquier resumen se arma con una fórmula; con doce hojas, cada reporte es trabajo manual.
• Capturar una vez al mes. Para entonces ya olvidaste la mitad de los gastos en efectivo. Mejor 5 minutos al día o al cerrar la caja.

Si prefieres no armarlo desde cero

La plantilla Control Financiero Pyme trae todo esto armado: 2,000 movimientos con IVA desglosado y revisión de datos faltantes, dashboard del mes, estado de resultados de enero a diciembre, saldo de cada cuenta con traspasos, cuentas por cobrar y por pagar con antigüedad de saldos, presupuesto contra real, flujo de caja a 12 meses con alerta de saldo mínimo y un resumen estimado de IVA. Es un archivo de Excel sin macros con su copia para Google Sheets.