Vacaciones, prima vacacional y aguinaldo: cuánto le toca a cada empleado
Con la Ley Federal del Trabajo vigente, cada empleado tiene 12 días de vacaciones al cumplir su primer año, 2 más por año hasta llegar a 20 al quinto y, desde el sexto, 2 más por cada cinco años. La prima vacacional es de al menos el 25 % del salario de esos días. El aguinaldo es de al menos 15 días de salario, se paga antes del 20 de diciembre y quien no cumplió el año recibe la parte proporcional.
Esta guía es para el dueño de un negocio con empleados: cuántos días de vacaciones le tocan a cada quien, cuánto es su prima vacacional y cuánto su aguinaldo. Los montos son brutos, antes de ISR, y no sustituyen tu nómina: las retenciones y las cuotas del IMSS las calcula quien la hace.
Son los mínimos de la ley. Si tu contrato o tu reglamento dan más días o un porcentaje mayor, usa esos.
Paso 1. Los días de vacaciones según la antigüedad
Desde la reforma de 2022 (artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo), las vacaciones se cuentan en días laborables por cada año cumplido de servicio:
| Años cumplidos | Días de vacaciones |
|---|---|
| 1 | 12 |
| 2 | 14 |
| 3 | 16 |
| 4 | 18 |
| 5 | 20 |
| 6 a 10 | 22 |
| 11 a 15 | 24 |
| 16 a 20 | 26 |
| 21 a 25 | 28 |
| 26 a 30 | 30 |
| 31 a 35 | 32 |
Lo que dice la ley sobre cómo darlas:
- Al menos 12 días seguidos del total que le toca; la persona trabajadora puede repartirlos como lo necesite (artículo 78).
- Dentro de los seis meses siguientes a que cumple el año, y cada año le entregas una constancia con su antigüedad, los días que le tocan y cuándo debe disfrutarlos (artículo 81).
- No se cambian por dinero mientras sigue trabajando contigo. Si la relación termina antes de cumplir el año, se le pagan en proporción al tiempo trabajado (artículo 79).
Paso 2. El salario diario
Si pagas por semana o por mes, el salario diario es el semanal entre 7 o el mensual entre 30. Así lo fija el artículo 89 para calcular indemnizaciones, y es la referencia que se usa también para vacaciones y aguinaldo cuando el salario es fijo. Un sueldo de $12,000 al mes da $400 diarios; uno de $2,450 a la semana, $350.
Si el salario es variable, la ley tiene dos reglas distintas. En esos casos revisa el cálculo con tu contador:
- Destajo u otro salario variable: el promedio de lo que ganó en los últimos 30 días efectivamente trabajados (artículo 89).
- Agentes de comercio, vendedores y otros comisionistas (artículo 285): el promedio de sus salarios del último año, o de todo lo que ganó si no cumplió un año (artículo 289).
Paso 3. La prima vacacional
Es de al menos el 25 % del salario de los días de vacaciones (artículo 80):
Prima vacacional = días de vacaciones × salario diario × 25 %
Con 20 días de vacaciones y $400 diarios: 20 × 400 × 25 % = $2,000.
Paso 4. El aguinaldo
Es de al menos 15 días de salario y se paga antes del 20 de diciembre (artículo 87). Quien no cumplió el año, siga contigo o no, recibe la parte proporcional al tiempo que trabajó:
Aguinaldo = 15 × días trabajados en el año ÷ 365 × salario diario
Los días trabajados se cuentan desde el 1 de enero, o desde su fecha de ingreso si entró después, hasta el 31 de diciembre o hasta su último día si ya se fue.
Tres casos resueltos
Personas y sueldos inventados, con los mínimos de la ley y cálculos de octubre de 2026:
| Ana | Rosa | Luis | |
|---|---|---|---|
| Fecha de ingreso | 15/03/2021 | 01/08/2019 | 01/07/2026 |
| Sueldo | $12,000 al mes | $2,450 a la semana | $9,000 al mes |
| Salario diario | $400 | $350 | $300 |
| Años cumplidos | 5 (el 15/03/2026) | 7 (el 01/08/2026) | Aún no cumple uno |
| Días de vacaciones | 20 | 22 | 12 cuando cumpla, el 01/07/2027 |
| Prima vacacional (25 %) | $2,000 | $1,925 | Al tomar sus vacaciones |
| Días trabajados en 2026 | 365 | 365 | 184 |
| Aguinaldo 2026 | $6,000 | $5,250 | $2,268.49 |
El aguinaldo de Luis: entró el 1 de julio, así que en 2026 trabaja 184 días. 15 × 184 ÷ 365 = 7.56 días de salario, por $300 = $2,268.49.
Paso 5. Hazlo en Excel o Google Sheets
Si no quieres armar la hoja, la calculadora gratis de vacaciones, prima vacacional y aguinaldo hace estas cuentas para todos tus empleados a la vez, en tu navegador, y te deja descargar la lista.
Una fila por empleado. Escribe la fecha de corte en L1, por ejemplo el día en que revisas las vacaciones o el 31 de diciembre para el aguinaldo. La columna C, la baja, se deja vacía si la persona sigue trabajando:
| Columna | Dato | Fórmula en la fila 2 |
|---|---|---|
| A | Nombre | |
| B | Fecha de ingreso | |
| C | Fecha de baja | |
| D | Sueldo mensual | |
| E | Salario diario | =D2/30 |
| F | Años cumplidos | =SI(B2>SI(C2="",$L$1,MIN(C2,$L$1)),0,SIFECHA(B2,SI(C2="",$L$1,MIN(C2,$L$1)),"y")) |
| G | Días de vacaciones | =SI(F2<1,0,SI(F2<=5,10+2*F2,20+2*ENTERO((F2-1)/5))) |
| H | Prima vacacional | =G2*E2*25% |
| I | Días trabajados en 2026 | =MAX(0,MIN(SI(C2="",FECHA(2026,12,31),C2),FECHA(2026,12,31))-MAX(FECHA(2026,1,1),B2)+1) |
| J | Aguinaldo | =15*I2/365*E2 |
- Columna F: cuenta los años cumplidos hasta la fecha de corte o hasta la baja, y da 0 si la persona entró después.
- Columna G: reproduce la tabla del paso 1. Hasta 5 años suma 2 días por año a partir de 10, y desde el sexto suma 2 por cada cinco años. Si alguien ya se fue, G y H no aplican: le tocan las vacaciones proporcionales al tiempo trabajado (artículo 79).
- Columna I: cuenta del 1 de enero, o del ingreso si fue después, al 31 de diciembre, o a la baja si fue antes. Da 0 si la persona entra después de 2026 o se fue antes, y nunca un número negativo. Quien entró el 16 de febrero de 2026 con $19,200 al mes y se fue el 21 de julio trabajó 156 días: su aguinaldo es 15 × 156 ÷ 365 × $640 = $4,103.01.
- Divisor 365: en un año bisiesto, quien trabaja el año completo suma 366 días y su aguinaldo sale un poco arriba de 15 días de salario, a su favor.
- Si pagas por semana, cambia la columna E por el sueldo semanal entre 7.
Si tu Excel separa los argumentos con punto y coma, cambia las comas por ;. En Google Sheets las funciones se llaman igual.
La jornada baja a 40 horas
La jornada máxima ya es de 40 horas a la semana en la ley (artículo 59, reformado el 1 de mayo de 2026), pero se alcanza poco a poco, cada 1 de enero:
| Año | Jornada máxima por semana | Horas extra por semana |
|---|---|---|
| 2026 | 48 | 9 |
| 2027 | 46 | 9 |
| 2028 | 44 | 10 |
| 2029 | 42 | 11 |
| 2030 | 40 | 12 |
- La jornada diaria sigue siendo de 8 horas la diurna, 7 la nocturna y 7 y media la mixta (artículo 61).
- Las horas extra se pagan al doble, hasta 4 al día en un máximo de 4 días por semana (artículo 66). Lo que pase de ese límite se paga al triple, sin pasar de 4 horas más a la semana (artículo 68). Entre jornada y horas extra, nunca más de 12 horas en un día.
- El sueldo no baja: la reducción no puede disminuir sueldos, salarios ni prestaciones.
Lo que esta guía no calcula
ISR, cuotas del IMSS e Infonavit, el pago de horas extra, el finiquito ni la liquidación. Los montos de arriba son brutos: lo que recibe cada empleado depende de esas retenciones.
Prepara el pago de diciembre
Si prefieres llevarlo todo el año, la plantilla Control de asistencia y vacaciones registra faltas, incapacidades y vacaciones de cada empleado y calcula su saldo, la prima, el aguinaldo y la constancia anual, con las mismas reglas de esta guía. No es una nómina: no calcula ISR ni IMSS.
El aguinaldo de todos se paga en las mismas semanas, junto con la nómina normal. En la plantilla Control Financiero Pyme lo capturas en el presupuesto de diciembre y el flujo de caja proyectado te muestra si el saldo de ese mes alcanza, con tiempo para cobrar o mover pagos. Las dos son archivos de Excel sin macros con su copia para Google Sheets.
Fuentes
Ley Federal del Trabajo, texto vigente de la Cámara de Diputados, última reforma publicada en el DOF el 14 de mayo de 2026: artículos 59, 61, 66, 68, 76, 78, 79, 80, 81, 87, 89, 285 y 289, y artículos transitorios del decreto publicado en el DOF el 1 de mayo de 2026 (jornada y horas extra por año).